Mit Trello können Sie Aufgaben organisieren, Prioritäten setzen und Fortschritte verfolgen – egal, ob Sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten. In diesem Artikel werden wir das Online-Tool genauer unter die Lupe nehmen und darauf eingehen, wie Trello die Produktivität im Team steigern kann. Welche Funktionen sind besonders hilfreich und was sollten Nutzer:innen beachten?
Der Wandel zu mehr Remote Work
Regional verstreute Teams, viele Mitarbeitende im Homeoffice – die immer mehr etablierte neue Arbeitsweise bringt einige Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit sich. Besonders häufig treten Kommunikationsprobleme oder fehlende Workflow Strukturen auf. Aus diesem Grund gewinnen gute Projektmanagement-Tools wie Trello immer mehr an Bedeutung.
Was ist Trello?
Trello gehört seit 2017 zur Atlassian-Familie und ist ein Online-Tool, mit dem Aufgaben und Projekte auf Kanban Boards verwaltet werden. Kanban ist eine agile Methode, um Aufgaben übersichtlich aufzulisten, zu priorisieren und deren Fortschritt zu verfolgen. Dabei können Benutzer Karten erstellen, die Aufgaben oder Ideen repräsentieren. Diese Karten werden auf einem Board organisiert, das in verschiedene Arbeitsphasen unterteilt ist, z.B. „Zu erledigen“, „In Arbeit“ oder „Erledigt“. Zu jeder Karte können außerdem relevante Aufgabendetails wie eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum, Anhänge, Checklisten und Kommentare hinzugefügt werden. So greift jedes Teammitglied stets auf die wichtigsten Informationen zu und kann den Bearbeitungsprozess mitverfolgen.
Vorteile von Trello für Remote-Teams
Übersichtliche Organisation:
Trello-Boards bieten einen zentralen Ort, an dem die gesamte Kommunikation stattfinden kann. Alle Teammitglieder können jederzeit auf das Board zugreifen, Änderungen vornehmen und den Fortschritt der Aufgaben verfolgen. Dadurch behalten alle Mitglieder den Überblick. Team-Updates werden damit kürzer und deutlich effizienter – teilweise können sie sogar ganz entfallen, da ein Blick auf das Board zur Orientierung genügt.
Einfache Zusammenarbeit:
Die Karten können der zuständigen Person zugewiesen werden, sodass jeder nachvollziehen kann, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.
Klare Prioritäten:
Jede Karte kann mit einer Deadline versehen werden. Das trägt dazu bei, dass wichtige Aufgaben zuerst erledigt und Projekte termingerecht abgeschlossen werden. Eine zeitliche Begrenzung stärkt zudem die Motivation der Teammitglieder.
Flexibilität:
Die Boards können flexibel an die Bedürfnisse der Mitglieder angepasst werden. Des Weiteren kann Trello geräteunabhängig über die Website oder per App genutzt werden. Die einzige Voraussetzung ist eine bestehende Internetverbindung.
Best Practices für die optimale Nutzung von Trello
Um das Beste aus Trello herauszuholen, sollten Remote-Teams die folgenden Tipps beachten:
- Erstellen Sie für jedes Projekt bzw. jedes Team ein eigenes Board, anstatt alles auf einem Board zu sammeln.
- Achten Sie darauf, dass die Boards, Listen und Karten sinnvoll benannt sind, damit jeder im Team schnell erkennt, worum es geht bzw. was zu tun ist.
- Fügen Sie alle relevanten Informationen zur Aufgabenbeschreibung hinzu, die für deren Bearbeitung nötig sind.
- Nutzen Sie Checklisten, um Aufgaben in einzelne To-Dos aufzuteilen.
- Fügen Sie Labels hinzu, um Aufgaben mit Attributen zu versehen und in bestimmte Bereiche, Prioritätsstufen oder Kategorien zu sortieren.
- Verwenden Sie die Kommentarfunktion, um mit Teammitgliedern zu kommunizieren und den aktuellen Stand festzuhalten.
- Taggen Sie die Person mit einem @-Zeichen, an die sich ein Kommentar richtet.
- Sorgen Sie dafür, dass das Board regelmäßig von allen Teammitgliedern aktualisiert wird, damit die Fortschritte dokumentiert und für alle sichtbar sind.
- Aktivieren Sie bei Bedarf die Funktion „Benachrichtigungen per E-Mail erhalten“, damit Sie über wichtige Änderungen informiert werden.
- Nutzen Sie den Beobachten-Button, um Benachrichtigungen zu ausgewählten Karten zu erhalten.
- Archivieren Sie erledigte Aufgaben, um Ihr Board aufgeräumt und übersichtlich zu halten. Bei Bedarf lassen sich diese einfach wiederherstellen.
Kann Trello kostenlos genutzt werden?
Ja, Trello bietet eine Free-Version mit grundlegenden Funktionen, die für Selbstständige und kleine Teams lange ausreichend sind. Um Trello kostenlos zu nutzen, müssen Sie zunächst ein Konto anlegen. Danach haben Sie Zugriff auf die wichtigsten Funktionen wie unbegrenzte Listen, Karten, Mitglieder und Checklisten. Bestimmte Leistungen sind jedoch nur mit einem kostenpflichtigen Abonnement verfügbar. Die Preise variieren hier je nach ausgewähltem Abo und gewünschter Funktion.
Was ist im Free-Tarif enthalten?
– Stand Mai 2023 –
- Unbegrenzte Karten
- Erstellung von maximal 10 Team-Boards
- Unbegrenzte Power-Ups (Add-Ons, die zusätzliche Funktionen hinzufügen)
- Unbegrenzter Speicherplatz (max. 10 MB pro Datei)
- Maximal 250 monatliche Befehlsausführungen pro Arbeitsbereich
- Benutzerdefinierte Hintergründe und Sticker
- Zugriff aufs Aktivitätsprotokoll
- Mobile App für iOS und Android
- Desktop-App
- Nutzung von Trello-Vorlagen
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Remote Work „gekommen ist, um zu bleiben“. Für eine gute Kommunikation und reibungslose Workflows spielen einfach zu bedienende Projektmanagement-Tools wie Trello eine wichtige Rolle. Trello punktet mit einer breiten Palette an Funktionen, einer übersichtlichen Organisation und einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Um das Tool optimal zu nutzen, ist es jedoch entscheidend, bestimmte Regeln festzulegen und einzuhalten. Alles in allem ist Trello eine hervorragende Lösung für Remote-Teams, die eine einfache und effektive Möglichkeit suchen, ihre Arbeitsweise zu verbessern.
Hinweis: Wir stellen das Tool aus Überzeugung vor und erhalten keine Provision o.ä. für diesen Artikel.